Informace o ochraně osobních údajů

(informační memorandum o zpracování osobních údajů uchazečů o zaměstnání, potenciálních, současných a bývalých klientů, smluvních partnerů, subdodavatelů, zpracování pro marketingové účely a pro účely uplatnění nároků)

 

Společnost IPS s.r.o., se sídlem Sokolovská 668/136d, Karlín, 186 00 Praha 8, IČO: 26466821, zapsaná v Obchodním rejstříku Městského soudu v Praze, oddíl C, vložka 84156 (dále jen „Správce“ nebo „Společnost“) zpracovává Vaše osobní údaje, a to pro účely, za kterými jste udělili naší Společnosti jakožto Správci souhlas s jejich zpracováním nebo pro účely, u nichž existuje jiný právní základ zpracování osobních údajů. V tomto informačním memorandu najdete podrobnější informace o zpracovaní Vašich osobních údajů jakožto informace o Vašich právech jako subjektu údajů ve smyslu nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 z 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob při zpracování osobních údajů a o volném pohybu takovýchto údajů, kterým se zrušuje směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně údajů) (dále jen „GDPR“). Naše Společnost je Správcem Vašich osobních údajů, což znamená, že naše Společnost určuje účely a prostředky zpracování Vašich osobních údajů.

 

1. KONTAKTNÍ ÚDAJE NAŠÍ SPOLEČNOSTI

Obchodní firma: IPS s.r.o.

Adresa: Sokolovská 668/136d, Karlín, 186 00 Praha 8, Česká republika

Email: gdpr@ips-ag.com

Telefonický kontakt: +420225990932

 

2. JAKÉ OSOBNÍ ÚDAJE ZPRACOVÁVÁME

2.1.         Běžné osobní údaje: Naše Společnost jakožto Správce zpracovává ty osobní údaje, které nám poskytnete vyplněním elektronického formuláře na naší webové stránce www.ips-ag.com, prostřednictvím e-mailu, telefonicky, písemně nebo jinými prostředky, přičemž jde zejména o následující osobní údaje:  jméno, příjmení, titul, datum narození, identifikační číslo, adresa bydliště, adresa sídla, e-mail, telefonní číslo, státní příslušnost a číslo bankovního účtu.

 

2.2.         Zvláštní kategorie osobních údajů: Naše Společnost jakožto Správce nezpracovává zvláštní kategorie osobních údajů (citlivé údaje).

 

3. ÚČELY ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ (JAK NAKLÁDÁME S VAŠIMI OSOBNÍMI ÚDAJI) A PRÁVNÍ ZÁKLADY JEJICH ZPRACOVÁNÍ

3.1.         Osobní údaje pro daný účel: V rámci naší činnosti, respektive při poskytovaní našich služeb zpracováváme Vaše osobní údaje vždy pro konkrétní předem stanovený účel, přičemž každý účel zpracování vyžaduje pouze některé Vaše osobní údaje. To znamená, že zpracování konkrétních osobních údajů bude vždy záležet na daném účelu, pro který osobní údaje naše Společnost zpracovává. Na straně druhé, pokud nám nebudou poskytnuty příslušné osobní údaje, které jsou pro daný účel třeba, naše Společnost Vám nebude schopná poskytnout příslušnou službu nebo bude schopná ji poskytnout jen v omezeném rozsahu, což pro Vás v konečném důsledku může být nežádoucí.

 

3.2.         Účely zpracování a příslušný právní základ: Právní základ pro zpracování Vašich osobních údajů závisí na kategorii osobních údajů, které zpracováváme a na účelu, za kterým osobní údaje zpracováváme. Vaše osobní údaje zpracováváme pro následující účely a na základě následujících právních základů:

 

Účel zpracování:

Právní základ zpracování:

Vyhledávání zaměstnanců (jde o zpracování identifikačních a kontaktních údajů a kvalifikačních a/nebo profesních údajů uchazeče, abychom mohli uchazeče zařadit do výběrového řízení a případně mu mohli učinit pracovní nabídku)

Zpracování osobních údajů pro účely plnění smlouvy a v rámci opatření před uzavřením smlouvy podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR

Databáze uchazečů o zaměstnání pro případný budoucí kontakt (jde o zpracování identifikačních a kontaktních údajů a kvalifikačních a/nebo profesních údajů uchazeče, abychom mohli uchazeče v případě, že se v budoucnu uvolní vhodné pracovní místo, pozvat k účasti ve výběrovém

řízení či mu učinit pracovní nabídku)

Souhlas se zpracováním osobních údajů dle čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR

Marketingové účely (jde především o zasílání newsletteru, hodnocení spokojenosti klientů, zasílání nabídek a reklam na produkty a služby nabízené naší Společností)

Souhlas se zpracováním osobních údajů podle čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR

 

(v případě, že jste naším bývalým nebo současným klientem, přičemž jste neudělili naší Společnosti souhlas ke zpracování osobních údajů na marketingové účely, naše Společnost zpracovává tyto údaje pro uvedený účel, avšak toliko pro přímý [direct] marketing, na základě oprávněného zájmu podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR)

Klienti Společnosti (jde o zpracování osobních údajů klientů pro účely přípravy a uzavření smluvní dokumentace, kterou klient požaduje uzavřít s naší Společností a dále ke zpracování osobních údajů klientů nezbytných k plnění smlouvy uzavřené mezi klientem a naší Společností)

Zpracování osobních údajů pro účely plnění smlouvy a v rámci opatření před uzavřením smlouvy podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR

Účetní účely (jde o zpracování osobních údajů obchodních partnerů a subdodavatelů Společnosti, které jsou fyzickými osobami, včetně kontaktních údajů obchodních partnerů a subdodavatelů, pro účely realizace smluvních a obchodních vztahů)

Zpracování osobních údajů pro účely plnění smlouvy a v rámci opatření před uzavřením smlouvy podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR

Uplatňování právních nároků (jde o zpracování osobních údajů pro účely uplatňování právních nároků naší Společnosti v soudních, mimosoudních, rozhodčích, správních, exekučních a insolvenčních   řízeních)

Zpracování osobních údajů na základě oprávněného zájmu podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR

Identifikační a kontaktní údaje (jde o základní kontaktní údaje zástupců právnických osob a jiných fyzických osob, které získáme z veřejně dostupných zdrojů k tomu určených, od těchto osob osobně a od jiných osob)

Zpracování osobních údajů na základě oprávněného zájmu podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR

 

3.3.         Zpracování osobních údajů na základě oprávněného zájmu: GDPR naší Společnosti jakožto Správci umožňuje zpracovávat osobní údaje i bez toho, aby byl naší Společnosti udělen souhlas ke zpracování těchto osobních údajů nebo aby naše Společnost zpracovávala osobní údaje na základě jiného právního základu jako například plnění smlouvy nebo plnění povinnosti podle zvláštního zákona. Podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR je naše Společnost oprávněna zpracovávat osobní údaje i na základě oprávněného zájmu.

 

3.4.         Konkrétní účely zpracování na základě oprávněného zájmu: Vůči zpracování osobních údajů na základě oprávněného zájmu podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR, máte právo vznést námitku, přičemž podrobnosti o uvedeném právu jsou uvedené i v bodě 6.1.6 níže. Pokud uplatníte právo vznést námitku vůči konkrétnímu zpracování, naše Společnost nesmí dále zpracovávat osobní údaje, pokud neprokáže nezbytné oprávněné důvody ke zpracování, které převažují nad Vašimi zájmy, právy a svobodami, nebo pokud neprokáže, že důvodem ke zpracování osobních údajů je prokazování, uplatňování anebo hájení jejích právních nároků.

3.4.1.     Oprávněný zájem pro marketingové účely: Oprávněný zájem naší Společnosti na zpracování Vašich osobních údajů (zejména titul, jméno, příjmení, bydliště a email) pro marketingové účely (zasílání newsletteru, zasílání nabídek a reklam na produkty a nabízené naší Společností našim klientům) spočívá v tom, že prostřednictvím propagování služeb a produktů naší Společnosti, bude umožněn rozvoj a růst naší Společnosti, přičemž z našich zkušeností je prokazatelné, že klienti, kteří využili naše služby a produkty, ocenili náš přístup a profesionalitu a je evidentní celková spokojenost klientů s pracovníky a partnery naší Společnosti. Vzhledem k oblasti a segmentu, v kterém naše Společnost působí, je zpracovávání osobních údajů naší Společností pro účely propagace naší Společnosti neodmyslitelným prostředkem pro získání obchodních příležitostí u klientů a zákazníků, kteří jsou s našimi službami spokojení. Vzhledem k našemu individuálnímu přístupu se naše Společnost snaží pro předmětné marketingové účely zpracovávat výlučně základní kontaktní osobní údaje subjektů údajů, které nám tyto osobní údaje dobrovolně poskytly a jsou našimi klienty.

 

3.4.2.     Oprávněný zájem na vymáhání právních nároků: Oprávněný zájem naší Společnosti na zpracování Vašich osobních údajů za účelem uplatnění právních nároků naší Společnosti spočívá v tom, že k tomu, aby naše Společnost účinně a efektivně v souladu s příslušnými právními předpisy uplatnila své právní nároky v soudních, mimosoudních, rozhodčích, exekučních a insolvenčních řízeních, potřebuje zpracovat příslušné osobní údaje subjektů údajů.

 

3.4.3.     Identifikační a kontaktní údaje: Mnoho zástupců právnických osob jakožto i jiné fyzické osoby poskytují naší Společnosti své identifikační a kontaktní údaje v rámci obchodní komunikace nebo v zájmu budoucí spolupráce. Stejně tak naše Společnost zpracovává osobní údaje subjektů údajů, jejichž identifikační a kontaktní údaje jsou zveřejněné či jinými osobami poskytované za účelem potenciální obchodní spolupráce s naší Společností či se společnostmi, které fungují v obdobném podnikatelském segmentu jako naše Společnost, resp. v obdobném podnikatelském segmentu jako naši partneři a klienti. Naše Společnost má oprávněný zájem na tom, aby tyto osobní údaje zpracovávala, protože přímo souvisí s rozvojem a chodem hlavních podnikatelských činností naši Společnosti.

 

4. PŘÍJEMCI ČI KATEGORIE PŘÍJEMCŮ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

4.1.         Seznam příjemců osobních údajů: Vaše osobní údaje mohou být poskytnuty následujícím příjemcům:

4.1.1.       spolupracovníkům naší Společnosti, kteří nejsou zaměstnanci, a kteří zabezpečují chod naší Společnosti a poskytování služeb naší Společností;

4.1.2.       zaměstnancům naší Společnosti;

4.1.3.       marketingovým a PR agenturám pro účely propagace služeb a produktů které naše Společnost poskytuje;

4.1.4.       pojišťovnám, jejich agentům a zprostředkovatelům (v případě, že u klienta vznikne požadavek, aby v souvislosti s našimi službami či produkty, které poskytuje naše Společnost, byly poskytnuty také služby pojištění);

4.1.5.       poskytovatelům IT služeb, kteří pro naši Společnost zabezpečují komplexní IT zabezpečení a infrastrukturu, včetně webových stránek.

 

4.2.         Orgány státu a ostatní třetí strany: Vaše osobní údaje mohou být poskytnuty i jakémukoliv příslušnému orgánu činném v trestním řízení, státnímu zastupitelství, soudu, regulátorovi, orgánům dohledu a kontroly, vládní agentuře, exekutorovi, insolvenčnímu správci nebo jiné třetí straně, pokud se naše Společnost domnívá, že takovéto poskytnutí osobních údajů je:

4.2.1.     v souladu s obecně závazným právním předpisem nebo GDPR; nebo

4.2.2.     potřebné pro účely uplatnění, založení či hájení zákonného práva či nároku naší Společnosti; nebo

4.2.3.     potřebné pro ochranu důležitých zájmů naší Společnosti či důležitých zájmů jakékoliv jiné osoby.

 

4.3.         Ostatní subjekty: Vaše osobní údaje můžeme taktéž poskytnout kupujícímu nebo potenciálnímu kupujícímu (a jeho zástupcům a poradcům) v souvislosti s jakoukoliv reorganizací, restrukturalizací, sloučením či prodejem nebo jiným převodem aktiv naší Společnosti za předpokladu, že informujeme přijímací stranu, že musí použít Vaše osobní údaje jen k účelům uvedeným v tomto informačním memorandu.

 

4.4.         Poskytnutí osobních údajů na pokyn subjektu údajů: Vaše osobní údaje můžeme taktéž poskytnout i jiným příjemcům, pokud k takovému poskytnutí osobních údajů dáte naší Společnosti souhlas nebo dáte naší Společnosti k takovému poskytnutí Vašich osobních údajů pokyn.

 

5. DOBA UCHOVÁVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

5.1.         Vaše osobní údaje budeme uchovávat nejdéle po dobu, pro kterou je to nutné pro účely, na které Vaše osobní údaje naše Společnost zpracovává; to však neplatí, pokud obecně závazný právní předpis nepovoluje anebo nevyžaduje, abychom předmětné osobní údaje uchovávali po delší dobu.

 

5.2.         Vaše jednotlivé osobní údaje uchováváme po následující doby:

 

Účel

Doba uchovávání

Vyhledávání zaměstnanců

Po dobu trvání výběrového řízení, resp. do okamžiku, kdy uchazeč o zaměstnání odmítne pracovní nabídku nebo se Společnost rozhodne uchazeči pracovní nabídku neučinit

Databáze uchazečů o zaměstnání pro případný budoucí kontakt

Po dobu platnosti souhlasu (3 roky), resp. do okamžiku odvolání souhlasu

Marketingové účely

Po dobu platnosti souhlasu (3 roky), resp. do okamžiku odvolání souhlasu

 

V případě zpracování osobních údajů na základe oprávněného zájmu, po dobu nezbytnou na splnění účelu zpracování, nejdéle po dobu 5 let

Klienti Společnosti

Po dobu platnosti právního základu podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR (plnění smlouvy) a následně 5 let pro účely archivace podle zvláštního zákona

Účetní účely

Po dobu platnosti právního základu podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR (plnění smlouvy) a následně 5 let pro účely archivace podle zvláštního zákona

Uplatňovaní právních nároků

Po dobu, která je nezbytná k uplatňování práv a nároků naší Společnosti, nejméně po dobu trvání promlčecí doby podle Občanského zákoníku, nejvýše však po dobu 10 let od skončení právního vztahu (například od zrušení anebo splnění smlouvy). V případě iniciování soudního anebo správního řízení bude naše Společnost zpracovávat Vaše osobní údaje po nezbytnou dobu, během které bude trvat příslušné soudní anebo správní řízení.

Identifikační a kontaktní údaje

Po dobu, která je nezbytná na navázání kontaktu s uvedenými osobami, nejvýše však po dobu 5 let od jejich získání

 

6. VAŠE PRÁVA JAKO SUBJEKTU ÚDAJŮ V SOUVISLOSTI SE ZPRACOVÁNÍM VAŠICH OSOBNÍCH ÚDAJŮ

6.1.         Jednotlivá práva subjektů údajů: Stejně jako má naše Společnost svoje práva a povinnosti v souvislosti s ochranou osobních údajů, taktéž i Vy máte práva v souvislosti s ochranou Vašich osobních údajů (osobních údajů, které se Vás týkají). Jde o tato práva:

6.1.1. Právo na přístup k osobním údajům: Máte právo od naší Společnosti získat potvrzení o tom, jestli naše Společnost zpracovává Vaše osobní údaje, jaké osobní údaje zpracovává, pro jaké účely je zpracovává, na jakou dobu je uchovává, odkud je naše Společnost získává, kam je poskytuje, kdo jiný kromě naší Společnosti příslušné osobní údaje zpracovává či jak dochází k automatizovanému rozhodování včetně profilování při zpracovávání Vašich osobních údajů a jaká jiná práva máte v souvislosti se zpracováním Vašich osobních údajů. Všechny uvedené informace jsou poskytnuty v tomto informačním memorandu, avšak pokud máte dojem, že nevíte, zda a jaké Vaše osobní údaje naše Společnost zpracovává a jak je zpracovává, máte právo na přístup k těmto osobním údajům. V rámci uvedeného práva na přístup můžete naši Společnost požádat o kopii zpracovaných osobních údajů, přičemž poprvé Vám kopii naše Společnost poskytne bezplatně a další poskytnuté kopie budou zpoplatněné poplatkem přiměřeným administrativním nákladům.

 

6.1.2.       Právo na opravu: V případě, že zjistíte, že naše Společnost zpracovává Vaše nepřesné, nesprávné anebo neúplné osobní údaje, máte právo na to, aby naše Společnost tyto osobní údaje opravila, případně doplnila.

 

6.1.3.       Právo na výmaz (právo být zapomenut): V následujících případech máte právo na to, aby Vaše osobní údaje, které naše Společnost zpracovává, byly bez zbytečného odkladu vymazány:

6.1.3.1.    Vaše osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, na které je naše Společnost získala anebo jinak zpracovala; anebo

6.1.3.2.    jste odvolali souhlas se zpracováním Vašich osobních údajů, přičemž ke zpracování těchto osobních údajů byl potřebný Váš souhlas a zároveň naše Společnost nemá jiný důvod anebo jiný právní základ pro jejich zpracování (například pro uplatňování práv a nároků naši Společnosti); anebo

6.1.3.3.    využijete svoje právo vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů (bližší podrobnosti k příslušnému právu jsou uvedené v bodě 6.1.6 níže), které naše Společnost zpracovává na základě oprávněného zájmu a naše Společnost zjistí, že nemá žádné jiné oprávněné zájmy, které by naši Společnost opravňovaly k dalšímu zpracování těchto osobních údajů; anebo

6.1.3.4.    by naše Společnost zpracovávala Vaše osobní údaje nezákonně; anebo

6.1.3.5.    aby se splnila zákonná povinnost stanovená v obecně závazném právním předpise, který se na naši Společnost vztahuje; anebo

6.1.3.6.    se osobní údaje získávaly v souvislosti s nabídkou služeb informační společnosti adresovanou přímo dítěti.

 

Je potřebné Vás upozornit, že i když půjde o některý z výše uvedených případů, naše Společnost není povinna Vaše osobní údaje (osobní údaje, které se Vás týkají) vymazat, pokud je jejich zpracování potřebné:

 

6.1.3.7.    pro uplatnění práva na svobodu projevu a na informace; anebo

6.1.3.8.    pro splnění právní povinnosti naši Společnosti podle obecně závazného právního předpisu; anebo

6.1.3.9.    pro účely archivace, vědeckého anebo historického účelu anebo pro statistické účely; anebo

6.1.3.10.  pro prokázání, uplatnění anebo hájení právních nároků naší Společnosti.

 

6.1.4.       Právo na omezení zpracování: V určitých případech máte kromě práva na výmaz také právo na omezení zpracování Vašich osobních údajů, prostřednictvím kterého můžete v konkrétních případech požadovat, aby došlo k označení Vašich osobních údajů a aby tyto osobní údaje nebyly předmětem žádných dalších zpracovatelských operací po určitou dobu. Naše Společnost je povinná omezit zpracování Vašich osobních údajů v případe, že

6.1.4.1.    napadnete správnost osobních údajů, a to během období umožňujícího naší Společnosti ověřit správnost osobních údajů; anebo

6.1.4.2.    zpracování Vašich osobních údajů je protizákonné a nesouhlasíte s vymazáním těchto osobních údajů a žádáte namísto toho omezení jejich použití; anebo

6.1.4.3.    naše Společnost již nepotřebuje Vaše osobní údaje pro účely zpracování, ale potřebujete je Vy pro prokázání, uplatnění anebo hájení Vašich právních nároků; anebo

6.1.4.4.    využijete svoje právo vznést námitku vůči zpracování Vašich osobních údajů (bližší podrobnosti k předmětnému právu jsou uvedené v bodě 6.1.6 níže), a to až do ověření, či oprávněné důvody na straně naši Společnosti převažují nad Vašimi oprávněnými důvody.

 

Pokud se zpracování Vašich osobních údajů omezilo na základě tohoto práva na omezení zpracování, takovéto osobní údaje s výjimkou uchovávání může naše Společnost zpracovávat jen s Vaším souhlasem anebo pro prokazování, uplatňování anebo hájení právních nároků naši Společnosti, anebo na ochranu práv jiné fyzické anebo právnické osoby, anebo z důvodů důležitého veřejného zájmu státu, který je členským státem Evropské unie anebo smluvní stranou Dohody o Evropském hospodářském prostoru.

 

6.1.5.       Právo na přenositelnost údajů: Máte právo získat všechny Vaše osobní údaje, které jste poskytli naší Společnosti, pokud je naše Společnost zpracovává na základě souhlasu se zpracováním osobních údajů anebo na základě plnění smlouvy, přičemž se musí jednat výlučně o osobní údaje, které naše Společnost zpracovává pomocí automatizovaných prostředků (elektronicky). Vaše osobní údaje Vám poskytneme v strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu a máte právo přenést tyto osobní údaje přímo jinému správci, pokud je to technicky možné.

 

6.1.6.       Právo vznést námitku: Máte právo vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů, které je vykonáváno na základě veřejného zájmu nebo oprávněného zájmu, včetně námitky proti profilování, které je založené na základe oprávněného zájmu. Naše Společnost nebude dále zpracovávat Vaše osobní údaje, pokud neprokáže nezbytné oprávněné důvody pro zpracování, které převažují nad Vašimi zájmy, právy a svobodami, anebo pokud naše Společnost neprokáže důvody na prokazování, uplatnění anebo obhájení svých právních nároků.

 

Pokud naše Společnost zpracovává Vaše osobní údaje pro účely přímého marketingu, máte právo kdykoliv vznést námitku proti zpracování těchto osobních údajů pro účely takového marketingu, včetně profilování v rozsahu, v jakém souvisí s takovým přímým marketingem. Pokud vznesete námitku proti zpracování Vašich osobních údajů pro účely přímého marketingu, naše Společnost už nebude tyto osobní údaje pro takový účel zpracovávat.

 

6.1.7.       Způsob uplatnění práv: Výše uvedená práva můžete uplatnit prostřednictvím kontaktních údajů naši Společnosti, které jsou uvedené v bodě 1 výše.

 

6.1.8.       Právo podat stížnost u Úřadu: Pro uplatnění výše uvedených práv můžete podat na Úřad pro ochranu osobních údajů také stížnost ohledně zpracovávání Vašich osobních údajů naší Společností. Sídlo Úřadu pro ochranu osobních údajů je na adrese Pplk. Sochora 727/27, 170 00 Praha 7 – Holešovice, Česká republika, přičemž ostatní údaje najdete na webové stránce: https://www.uoou.cz/

 

7. PRÁVO KDYKOLIV ODVOLAT SOUHLAS SE ZPRACOVÁNÍM OSOBNÍCH ÚDAJŮ

7.1.         V případě, že jste naší Společnosti udělili souhlas se zpracováním některých Vašich osobních údajů (právním základem pro zpracování některých osobních údajů naší Společností je souhlas anebo výslovný souhlas), takový souhlas můžete kdykoliv odvolat, a to prostřednictvím kontaktních údajů naši Společnosti uvedených v bodě 1 výše. Odvolání souhlasu nemá vliv na zákonnost zpracování vycházejícího ze souhlasu před jeho odvoláním.

 

8. ZMĚNY V TOMTO INFORMAČNÍM MEMORANDU

8.1.         Toto informační memorandum o ochraně osobních údajů můžeme průběžně aktualizovat v reakci na změnu právního, technického anebo obchodního vývoje. Při aktualizaci tohoto informačního memoranda o ochraně osobních údajů přijmeme vhodná opatření k tomu, abychom Vás v závislosti na významu změn, které byly provedeny, o těchto změnách informovali. Stejně tak si od Vás vyžádáme Váš souhlas s jakýmikoliv významnými změnami tohoto informačního memoranda o ochraně osobních údajů, pokud to budou požadovat příslušné obecné závazné předpisy týkající se ochrany osobních údajů.

 

 

Information concerning Personal Data Protection

(information memorandum on processing personal data of applicants for employment, potential, existing, and previous clients, contracting partners, sub-contractors, processing for marketing purposes and purposes of claims application)

IPS s.r.o., with registered seat at Sokolovská 668/136d, Karlín, 186 00 Praha 8, Identification number: 26466821, registered in the Company Register kept by the Municipal Court in Prague, Section C, File 84156 (hereafter referred to as the „Controller“ or „Company“), processes your personal data, i.e. for the purposes for which you granted our Company, as the Controller, consent to processing it, and/or for purposes based on other legal bases of personal data processing. This information memorandum provides more detailed information on processing your personal data such as information on your rights as the data subject as per the regulation 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, and repealing Directive 95/46/EC (General Data Protection Regulation) (hereafter referred to as the „GDPR“). Our Company is the Controller of your personal data, which means that our Company determined the purposes and means of processing your personal data.

 

1. OUR COMPANY CONTACT DATA

Business company: IPS s.r.o.

Address: Sokolovská 668/136d, Karlín, 186 00 Praha 8, the Czech Republic

Email: gdpr@ips-ag.com

Telephone: +420225990932

 

2. WHAT PERSONAL DATA WE PROCESS

2.1.         Common personal data: Our Company as the Controller processes such personal data that you provide for us by filling in an electronic form on our website of www.ips-ag.com, via e-mail, telephone, in writing or by other means, while namely the following personal data is concerned: name, surname, title, date of birth, identification number, address of residence, address of headquarters, e-mail, telephone number, state citizenship and bank account number.

 

2.2.         Special categories of personal data: Our Company as the Controller does not process special categories of personal data (sensitive data).

 

3. PURPOSES OF PERSONAL DATA PROCESSING (HOW WE TREAT YOUR PERSONAL DATA) AND LEGAL BASES OF SUCH PROCESSING

3.1.         Personal data for a specific purpose: Within the frame of our operations, i.e. upon provision of our services we process your personal data always for a specific, pre-determined purpose, while each purpose of processing requires only some of your personal data. That means that processing of specific personal data always depends on the given purpose, for which our Company processes the given personal data. On the other hand, if we are not provided the appropriate personal data required for the given purpose, our Company will not be able to provide you with the appropriate service or will only be able to provide it to a limited extent, which may effectively be undesirable for you.

 

3.2.         Purposes of processing and applicable legal basis: The legal basis for processing your personal data depends on the category of personal data being processed and on the purpose for which we process the given personal data. Your personal data is processed for the following purposes and on the basis of the below-specified legal bases:

 

Purpose of processing:

Legal grounds of processing:

Employee recruitment (processing identification and contact data and qualification and/or professional data of applicants, in order to be able to include applicants in tenders and potentially offer them employment)

Processing personal data for the purpose of performance of a contract and within the steps prior to entering into a contract pursuant to the article 6 section 1 letter b) GDPR

Database of job applicants for potential future contact (processing identification and contact data and qualification and/or professional data of applicants, to be able to invite the given applicant, in case a suitable vacancy occurs in the future, to participate in a tender or offer employment)

Consent to the processing of personal data as per the article 6 section 1 letter a) GDPR

Marketing purposes (namely distribution of a newsletter, assessment of client satisfaction, distribution of offers and advertisements for products and services offered by our Company)

Consent to the processing of personal data pursuant to the article 6 section 1 letter a) GDPR

 

(in case you are our previous or current client while you have not grant our Company consent to personal data processing for marketing purposes, our Company processes such data for the given purpose, however, solely for direct marketing, based on legitimate interest as per the article 6 section 1 letter f) GDPR)

Company’s clients (processing personal data of clients for the purpose of preparing and entering into contractual documentation, which the client requires to enter into with our Company, and further for processing personal data of clients necessary for fulfilling the contract entered into by and between the client and our Company)

Processing personal data for the purpose of performance of a contract and within the steps prior to entering into a contract pursuant to the article 6 section 1 letter b) GDPR

Accounting purposes (processing personal data of Company business partners and subcontractors who are natural persons, including contact data of business partners and subcontractors, for the purpose of executing contractual and business rights and obligations)

Processing personal data for the purpose of performance of a contract and within the steps prior to entering into a contract pursuant to the article 6 section 1 letter b) GDPR

Exercise of legal claims (processing personal data for the purpose of exertion of legal claims of our Company in court, out-of-court, arbitration, administrative, distrainment, and insolvency proceedings)

Processing personal data on the basis of legitimate interest as per the article 6 section 1 letter f) GDPR

Identification and contact data (basic contact data of representatives of legal and other natural entities we acquire from public domain sources designated for that purpose, personally from such persons and from other persons)

Processing personal data on the basis of legitimate interest as per the article 6 section 1 letter f) GDPR

 

3.3.         Processing personal data on the basis of legitimate interest: GDPR enables our Company as the Controller processing personal data even without our Company being granted consent to processing such personal data or our Company processing personal data on the basis of other legal bases such as performance of a contract or fulfilment of obligations as per a special law. Pursuant to article 6 section 1 letter f) of the GDPR, our Company is entitled to process personal data also on the basis of legitimate interest.

 

3.4.         Specific purposes of processing on the basis of legitimate interest: You are entitled to raise objections against personal data processing on the basis of legitimate interest as per the article 6 section 1 letter f) GDPR, while details on the said right are stated also in the item 6.1.6 below. Should you apply the right to rise objections against a specific type of processing, our Company is not entitled to continue processing the personal data, unless it proves necessary legitimate reasons for such processing, which outweigh your interests, rights, and freedoms, or unless it proves that the reason for personal data processing is proving, applying, and/or defending its rightful claims.

3.4.1.     Legitimate interest for marketing purposes: The legitimate interest of our Company in processing your personal data (namely title, name, surname, residence and e-mail) for marketing purposes (distribution of a newsletter, distribution of offers and advertisements for products offered by our Company to our clients) consists in enabling our Company’s development and growth through promoting our Company’s services and products, while our experience evidences that clients who utilised our services and products appreciated our attitude and professionalism, while overall satisfaction of clients with the employees and partners of our Company is apparent. Given the sphere and segment, in which our Company operates, processing personal data by our Company for the purpose of promotion of our Company is an inseparable means of acquiring business opportunities with clients and customers who are satisfied with our services. Given our individual approach, our Company strives for processing, within the frame of the said marketing purposes, solely basic contact personal data of data subject who voluntarily provided such personal data for us and who are our clients.

 

3.4.2.     Legitimate interest in enforcing legal claims: A legitimate interest of our Company in processing your personal data for the purpose of enforcing legal claims of our Company consists our Company needing to process appropriate personal data of data subjects in order to effectively and in accordance with applicable legal regulations apply its legal claims in court, out-of-court, arbitration, distrainment, and insolvency proceedings.

 

3.4.3.     Identification and contact data: Numerous representatives of legal entities as well as other natural persons provide our Company with their identification and contact data within the frame of business communication and/or with an outlook of future co-operation. Similarly, our Company processes personal data of data subjects whose identification and contact data is made public by and/or provided by other entities for the purpose of potential business co-operation with our Company and/or companies operating within a similar business segment as our Company, i.e. within a similar business segment as our partners and clients. Our Company has a legitimate interest in processing such personal data as it is directly related to development and operation of our Company’s main business activities.

 

4. RECIPIENTS AND PERSONAL DATA RECIPIENT CATEGORIES

4.1.         List of personal data recipients: Your personal data may be provided for the following recipients:

4.1.1.       collaborators of our Company who are not employees and who secure operation of our Company and provision of our Company’s services;

4.1.2.       employees of our Company;

4.1.3.       marketing and PR agencies for the purpose of promoting services and products provided by our Company;

4.1.4.       insurance companies, their agents, and brokers (in case the clients requires that in relation to our services and/or products provided by our Company insurance services be provided as well);

4.1.5.       providers of IT services who secure for our Company full IT services and infrastructure including a website.

 

4.2.         State administration bodies and other third parties: Your personal data can be provided also for any appropriate body operating within the frame of penal proceedings, prosecution, court, regulator, supervision and control bodies, government agency, distrainment officer, insolvency administrator or another third party on condition our Company believes such provision of personal data to be:

4.2.1.     in accordance with generally applicable legal regulations or the GDPR; or

4.2.2.     necessary for the purpose of exercise, establishment or defence of a legal right or claim of our Company; or

4.2.3.     necessary for the purpose of protecting vital interests of our Company or vital interests of any other party.

 

4.3.         Other entities: We may also provide your personal data for buyers and/or potential buyers (and their representatives and advisors) in relation to any reorganisation, restructuring, merger, and/or sale and/or another transfer of our Company’s assets on condition we inform the recipient that they are obligated to use your personal data only for the purposes stated in this information memorandum.

 

4.4.         Provision of personal data as requested by data subjects: We may also provide your personal data for other recipients, provided you grant our Company your consent of such provision of personal data or request our Company to provide such personal data of yours.

 

5. PERIOD OF PERSONAL DATA ARCHIVING

5.1.         Your personal data shall be archived no longer than for the period necessary for the purpose for which our Company processes your personal data; however, that does not apply unless a generally applicable legal regulation permits or requires that we archive the given personal data for a longer period.

 

5.2.         We archive individual sets of your personal data for the following periods:

 

Purpose

Period of archiving

Employee recruitment

For the period of tender duration, i.e. up to the moment the given job applicant rejects an employment offer or our Company decides not to make an employment offer to the given applicant

Database of job applicants for the purpose of potential future contact

For the period of consent validity (3 years), i.e. up to the moment of consent repeal

Marketing purposes

For the period of consent validity (3 years), or up to the moment of consent repeal

 

In case of processing personal data on the basis of a legitimate interest for a period necessary for fulfilling the processing purpose, however, no longer than 5 years

Company clients

For the period of validity of the legal basis as per the article 6 section 1 letter b) GDPR (performance of a contract) and consequently for 5 years for the purpose of archiving as per a special law

Accounting purposes

For the period of validity of the legal basis as per the article 6 section 1 letter b) GDPR (performance of a contract) and consequently for 5 years for the purpose of archiving as per a special law

Exercise of legal claims

For the period necessary for exercise of rights and claims of our Company, at least for the period of lapse of time duration as per the Civil Code, however, no longer than the period of 10 years from termination of the underlying legal agreement (e.g. from cancellation and/or fulfilment of contract). In case court or administrative proceedings is initiated, our Company shall process your personal data for the necessary period for which the given court or administrative proceedings lasts.

Identification and contact data

For the period necessary for establishing contact with the said persons, however, no longer than 5 years from acquisition thereof

 

6. YOUR RIGHTS AS THOSE OF A DATA SUBJECT IN RELATION TO PROCESSING YOUR PERSONAL DATA

6.1.         Individual rights of data subjects: As well as our Company has its rights and obligations in relation to personal data protection, you also have rights in relation to protection of your personal data (personal data concerning you). The following rights are concerned:

6.1.1. Right to access to personal data: You are entitled to acquire from our Company a confirmation of whether or not our Company processes your personal data, what personal data it processes, for what purposes, what the period of archiving such data is, where our Company acquired such data from, for whom our Company provides such data, who else, apart from our Company, processes the given personal data, and how automated decision-making including profiling upon processing your personal data takes place, and what other rights you have in relation to processing of your personal data. All of the information stated is provided within this information memorandum, however, should you not be sure about whether or not or what personal data of yours and/or how our Company processes, you are entitled to access such information. Within the frame of the said right of access, you can ask our Company for a copy of the personal data processed, while our Company shall send you the first copy for free and further copies provided shall be subject to a fee appropriate to administrative costs involved.

 

6.1.2.       Right to rectification: Should you find that our Company processes your data that is imprecise, incorrect or incomplete, you are entitled to have our Company rectify and/or amend such personal data.

 

6.1.3.       Right for erasure (right to be forgotten): In the following cases, you are entitled to have the personal data processed by our Company erased without any undue delay:

6.1.3.1.    your personal data is no longer required for the purposes for which our Company acquired or otherwise processed it; or

6.1.3.2.    you repealed consent to processing your personal data, while processing of such personal data was conditioned by your consent, and simultaneously our Company has no other reason or legal bases for processing of such personal data (e.g. for the purpose of exercise of rights and claims by our Company); or

6.1.3.3.    you apply your right to raise objections to processing of your personal data (more details on the appropriate right stated in the item 6.1.6 below), which our Company processes on the basis of legitimate interest and our Company determines that it does not have any other legitimate interests, which would entitle our Company for further processing of such personal data; or

6.1.3.4.    our Company processes your personal data illegally; or

6.1.3.5.    in order to fulfil a legal obligation stipulated in a generally applicable legal regulation, which applies to our Company; or

6.1.3.6.    personal data is acquired in relation to offer of services by an information company addressed directly to a child.

Simultaneously, it is necessary to inform you that even though any of the above-stated cases is concerned, our Company is not obligated to erase your personal data (personal data concerning you) provided its processing is necessary:

6.1.3.7.    for the purpose of exercise of the right to freedom of expression and to information; or

6.1.3.8.    for the purpose of fulfilling a legal obligation of our Company as per a generally applicable legal regulation; or

6.1.3.9.    for the purpose of archiving, scientific and/or historical purposes and/or for statistical purposes; or

6.1.3.10.  for the purpose of proving, exercise and/or defending legal claims of our Company.

 

6.1.4.       Right to restriction of processing: In certain cases, apart from the right to erasure, you are also entitled to restriction of processing of your personal data, through which you can claim in specific cases to have your personal data identified and keep such personal data from being subject to any further processing operations for a certain period of time. Our Company is obligate to restrict processing of your personal data in case

6.1.4.1.    you question correctness of the personal data, i.e. during a period enabling our Company to verify personal data correctness; or

6.1.4.2.    processing of your personal data is illegal and you disagree to erasure of such personal data and instead claim restriction of its use; or

6.1.4.3.    our Company does not need your personal data anymore for the purpose of processing, but you need the personal data to prove, apply, and/or defend your legal claims; or

6.1.4.4.    you use your right to raise an objection to processing of your personal data (more details on the given right are provided in the item 6.1.6 below), i.e. until verification, or rightful reasons on the part of our Company surmount your rightful reasons.

In case processing of your personal data was restricted based on this right to restriction of processing, such personal data, except for archiving, can be processed by our Company only based on your consent or for the purpose of proving, exercise, and/or defending legal claims of our Company, or for the purpose of protecting rights of another natural person or legal entity, or for the reason of an important public interest of a state that is an European Union member or a contracting party to the European Economic Area Treaty.

 

6.1.5.       Right to data portability: You are entitled to acquire all your personal data you provided for our Company on condition our Company processes such data on the basis of personal data processing consent or on the basis of performance of a contract, while it is solely such personal data that our Company processes using automated means (electronically) that must be concerned. We shall provide your personal data for you in a structured, commonly used and machine-readable format, while you are entitled to transfer such personal data directly to another controller if technically viable.

 

6.1.6.       Right to raise objection: You are entitled to raise an objection to processing of your personal data, which is executed on the basis of a public interest or legitimate interest, including an objection to profiling, which is based on a legitimate interest. Our Company shall not process your personal data any further unless it proves necessary rightful reasons for processing thereof, which outweigh your interests, rights and freedoms, or unless our Company evidences reasons for proving, exercising and/or defending its legal claims.

 

If our Company processes your personal data for direct marketing purposes, you are entitled to anytime raise an objection to processing of such personal data for the purpose of such marketing, including profiling to the extent in which it is related to such direct marketing. Should you raise an objection to processing of your personal data for the purpose of direct marketing, our Company shall not process such personal data for such purpose any longer.

 

6.1.7.       Method of rights exercise: You can exercise the above-stated rights through the contact data of our Company, which is stated in the item 1 above.

 

6.1.8.       Right to file a complaint with the Office: In order to apply the above-stated rights, you can also file a complaint with the Office for Personal Data Protection regarding processing of your personal data by our Company. Headquarters of the Office for Personal Data Protection are at the address of Pplk. Sochora 727/27, 170 00 Praha 7 – Holešovice, the Czech Republic, while other information is available at the website of: https://www.uoou.cz/

 

7. RIGHT TO REPEAL CONSENT OF PERSONAL DATA PROCESSING AT ANY TIME

7.1.         In case you granted our Company your consent to the processing of some of your personal data (the legal basis for processing of some of your personal data by our Company is an consent or an explicit consent), you are entitled to repeal such an consent at any time, i.e. through contact data of our Company stated in the item 1 above. Repealing an consent has no impact on lawfulness of processing based on an consent before it is repealed.

 

8. CHANGES TO THIS INFORMATION MEMORANDUM

8.1.         This information memorandum on personal data protection can be updated on an on-going basis following changes to legal, technical and/or business development. Upon updating this information memorandum on personal data protection we shall take suitable measures to inform you of such changes, depending on significance of the changes made. Equally, we shall ask you for consent to any significant changes to this information memorandum on personal data protection in case it is required by generally applicable regulations concerning personal data protection.